採用管理の基本と重要点

採用管理において基本なる準備と重要なチェックポイント

人材採用を行う上では適切な採用管理を行っていくことが重要になります。ただ欲しい人材を募集して審査した上で受け入れるという採用の流れに従うだけでなく、適切な管理業務が必要になることは留意しておくことが必要です。

採用管理の中心は人事課が通常

人材採用を行う部署は企業によって多少の違いはありますが、人事課が扱っているのが基本です。人材募集から面接、採用通知の発送から受け入れまでを全て掌握しているのが通常でしょう。そこで行われている採用管理は閉じた世界担っている場合も少なくありません。企業にとって重要になる人材採用に関する業務が一ヶ所に集約されているのは一見すると効率が良いように見えます。しかし、実際に人材募集を行う過程では人事課の担当者だけでは物事が進んでいきません。集約されている情報を適宜発信する必要があるからです。他部署との連携も必ず行わなければならないのが人材採用であり、その連絡が行いやすい形で情報管理を行うことが欠かせません。

人材採用前から後まで情報が行き来する

採用管理の基本は扱いやすい形での情報管理です。どのような情報を管理する必要があるかを知っておくことが採用管理でまず重要な点でしょう。人材採用を行うと決まった時点から情報管理が始まります。どのような人材を何人ほど求めて、誰が審査に携わるのかという方針を大枠として決める必要があるでしょう。そして、いつ募集を開始していつまでに受け入れるのかといった基本的な日程が決まらなければなりません。その情報を基礎にして採用管理が行われます。採用を開始してからは応募者の情報を整理し、面接などの日程や結果も記録していくのが基本です。その結果に基づいて結果を事後報告として社会向けや社内向けの文書の作成にも使用することになるので、広く活用しやすい形で情報をまとめる必要があります。

将来へ向けた情報の保管

採用管理は人材採用やその報告が終わったとしても完了するわけではありません。応募者の情報や採用試験を行った結果の記録は将来的な資料として活用できるものであり、長期的に保存することが重要です。社外秘の情報も個人情報も含んでいるため、セキュリティーに十分に注意して保管しなければならない情報になります。この管理体制を予め整えておくのが採用管理において重要な点です。この情報があることで次の人材採用が行いやすくなるだけでなく、急に人材が必要になったときにスカウトをかけることができるようになるでしょう。また、採用管理を適切に行っておくとその後の社内評価の資料としても活用できるため、情報の保管が役に立つのです。

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